Der Leitfaden
Leitfaden zu Steuer- und Sozialversicherungsfristen in der Schweiz
Schweizer Fristen hängen von MWST-Methode, Ausgleichskasse, Pensionskasse und Kanton ab. Dieser Leitfaden fasst die Fristen zusammen, die ein Unternehmen mit 20 bis 150 Mitarbeitenden betreffen, und zeigt, wie man sie ohne Tabelle einhält.
Welche MWST-Fristen gelten in der Schweiz?
Bei der effektiven Methode wird die MWST quartalsweise abgerechnet: Abrechnung und Zahlung sind 60 Tage nach Quartalsende fällig. Q1 ist also am 31. Mai fällig, Q2 am 31. August, Q3 am 30. November und Q4 Ende Februar. Unternehmen mit Saldosteuersatz rechnen halbjährlich ab, mit Fristen am 31. August und Ende Februar. Eine monatliche Abrechnung ist auf Antrag möglich, oft für Exporteure mit regelmässigem Vorsteuerüberschuss.
Eine Verspätung führt zu Verzugszins und nach Mahnung zu einer Ermessenseinschätzung. Numezis erzeugt die Pflicht am Ende jeder Periode, berechnet den Betrag aus den Buchungen, prüft die Konsistenz der Abrechnung und bereitet den eCH-0217-Export für die ESTV vor.
AHV- und BVG-Fristen: Wann sind die Beiträge fällig?
Die Beiträge für AHV, IV, EO und ALV werden meist als Akontozahlungen an die Ausgleichskasse geleistet, monatlich oder quartalsweise je nach Lohnsumme, und dann über die jährliche Lohnmeldung abgerechnet, die in der Regel bis Ende Januar einzureichen ist. Akontozahlungen sind innert zehn Tagen nach Periodenende fällig; danach kann die Kasse Verzugszinsen verlangen.
Beim BVG hängt die Fälligkeit vom Reglement der Pensionskasse ab: quartalsweise, halbjährliche oder jährliche Rechnungen, wobei die Beiträge nach Gesetz spätestens am Ende des ersten Monats nach dem Kalenderjahr zu überweisen sind. Numezis erzeugt diese Pflichten aus der Lohnbuchhaltung, mit den abgezogenen Beträgen, und wartet auf Quittung oder Zahlungsnachweis, bevor sie abgeschlossen werden.
Quellensteuer: Abrechnungsfristen nach Kanton
Wer Mitarbeitende mit Quellensteuer beschäftigt, muss die Steuer vom Lohn abziehen und sie der Steuerverwaltung des zuständigen Kantons abrechnen und überweisen, in der Regel innert 30 Tagen nach Monatsende, gestützt auf Art. 83 bis 89 DBG und das kantonale Recht. Einige Kantone akzeptieren eine Quartalsabrechnung, andere verlangen die monatliche. Im Gegenzug erhält der Arbeitgeber eine Bezugsprovision.
Eine Verspätung führt zu Zinsen und einer Veranlagung von Amtes wegen. Da Tarife und Regeln je Kanton verschieden sind, Genf, Waadt und Zürich handhaben es nicht gleich, ordnet Numezis jeden Abzug dem Kanton der Person zu, erzeugt die entsprechende Monatspflicht und meldet sie, sobald sie ohne Quittung die Frist überschreitet.
Warum für jede Pflicht ein Nachweis nötig ist
In den meisten KMU ist eine Frist erledigt, wenn jemand das sagt. Das Problem zeigt sich Monate später, mit einer Mahnung der AHV-Ausgleichskasse oder einem Schreiben der ESTV: Die Abrechnung war vorbereitet, aber nie eingereicht, oder die Zahlung war erfasst, aber nie ausgeführt.
Numezis ersetzt das Häkchen durch den Nachweis. Eine Pflicht gilt mit der Quittung der Behörde als eingegangen, mit der abgeglichenen camt.054-Belastungsanzeige oder einem importierten Beleg als bezahlt. Dazwischen bleibt sie als „Nachweis fehlt“ sichtbar. Diese einfache Regel verändert die Qualität der Überwachung: Der Kalender zeigt, was die Behörden erhalten und die Bank belastet hat, nicht was das Team zu haben glaubt. Für die Revision trägt jede Pflicht ihre eigenen Belege.
Wie ein Treuhänder die Fristen seiner Kunden verfolgt
Ein Treuhänder, der fünfzig KMU betreut, verwaltet mehrere Hundert Fristen pro Jahr, verteilt auf verschiedene MWST-Methoden, Kantone und Ausgleichskassen. Eine geteilte Tabelle stösst schnell an Grenzen: Sie weiss nicht, wer was eingereicht hat, und sie sieht die Bank nicht.
In Numezis hat jeder Kunde seinen Kalender aus den Schweizer Vorlagen, und der Treuhänder erhält eine konsolidierte Übersicht, nach Dringlichkeit sortiert. Verzüge und fehlende Nachweise stehen zuoberst. Der Agent kann eine MWST-Abrechnung zur Freigabe vorbereiten, einen Kunden an eine Quittung erinnern oder den Zahlungsauftrag vorschlagen. Der Treuhänder behält die Entscheidung, muss aber den Stand jedes Mandats nicht mehr von Hand rekonstruieren.