La guida
Guida: la pianificazione delle capacità in una PMI svizzera
La pianificazione delle capacità consiste nel confrontare il lavoro in arrivo con il tempo realmente disponibile di ogni persona. In una PMI svizzera che vende progetti protegge insieme i team, le scadenze promesse ai clienti e la redditività dei mandati.
Che cos’è la pianificazione delle capacità?
La pianificazione delle capacità, detta anche pianificazione delle risorse, risponde a due domande: chi lavora su che cosa nelle prossime settimane, e il team ha abbastanza tempo per tutto ciò che è stato promesso? Mette a confronto il carico, derivato dai progetti firmati e probabili, con la capacità, derivata dai contratti di lavoro.
Per un’agenzia, uno studio di ingegneria, una società di consulenza o una fiduciaria è lo strumento che evita due errori costosi: accettare un mandato che nessuno ha il tempo di svolgere, e lasciare collaboratori sottoccupati mentre altri accumulano ore supplementari. Una buona pianificazione si fa per settimana, su un orizzonte da uno a tre mesi, e si aggiorna appena cambia un progetto, un’assenza o una priorità.
Come calcolare la capacità reale di un team?
La capacità reale parte dall’orario contrattuale: ad esempio 42 ore settimanali in azienda, moltiplicate per il grado di occupazione di ogni persona. Un collaboratore con grado di occupazione dell’80 % dispone quindi di circa 33.6 ore. Si sottraggono poi le vacanze approvate, i giorni festivi del cantone di lavoro, la formazione e le assenze note.
Occorre anche riservare tempo al lavoro non fatturabile: riunioni interne, amministrazione, attività commerciale. A seconda del mestiere, dal 15 al 30 % del tempo non è pianificabile su progetti dei clienti. Ricordiamo che il diritto alle vacanze è di cinque settimane fino ai 20 anni e poi di almeno quattro settimane secondo CO art. 329a. Numezis calcola automaticamente questa disponibilità dai dati HR, perché la pianificazione poggi sul tempo davvero disponibile e non su un tempo pieno teorico.
Come evitare il sovraccarico di lavoro dei collaboratori?
Il sovraccarico si vede raramente nel piano di un singolo progetto: ogni capoprogetto pianifica in modo ragionevole, ma la stessa persona è richiesta da tre progetti contemporaneamente. Solo una vista consolidata per persona e per settimana rivela il problema.
La legge sul lavoro limita la durata massima settimanale a 45 ore per la maggior parte degli impiegati d’ufficio e dei servizi (LL art. 9), e le ore supplementari devono restare eccezionali ed essere compensate o pagate secondo CO art. 321c. Per prevenire il sovraccarico, fissate una soglia di avviso, ad esempio il 90 %, rivedete la pianificazione ogni settimana e decidete le priorità tra progetti anziché accumularle. Numezis segnala ogni sovraccarico futuro e l’agente propone una riassegnazione verso una persona disponibile con la competenza giusta.
Come pianificare un nuovo progetto prima di firmarlo?
Prima di impegnarvi su una data di consegna, simulate il carico del progetto sul team. Stimate le ore per profilo e per fase, collocatele nel calendario e osservate quali settimane diventano critiche. Se il team è già al 95 % nel periodo, bisognerà spostare l’avvio, subappaltare una parte o rinunciare a un’altra priorità.
Questa simulazione offre anche un argomento commerciale: una data realistica e rispettata vale più di una data ambiziosa mancata. Le opportunità della pipeline commerciale possono essere considerate con una probabilità, per anticipare i bisogni di assunzione. In Numezis un progetto in preparazione può essere pianificato senza essere confermato, e l’assegnazione diventa effettiva quando l’opportunità viene vinta.
Pianificazione delle risorse: foglio di calcolo o software?
Il foglio di pianificazione funziona finché una sola persona lo aggiorna e il team è piccolo. Diventa presto inesatto: vacanze registrate altrove, gradi di occupazione dimenticati, progetti aggiunti senza aggiornamento e nessun confronto con il tempo effettivamente registrato.
Un software di pianificazione delle capacità collegato a HR e progetti risolve questi problemi. Le vacanze approvate riducono automaticamente la disponibilità, le assegnazioni provengono dai progetti e il tempo registrato consente di confrontare pianificato ed effettivo. La pianificazione alimenta a sua volta la previsione a finire di ogni progetto. Per una PMI svizzera verificate la gestione dei giorni festivi cantonali, del tempo parziale e dell’hosting dei dati in Svizzera: Numezis riunisce questi elementi in un solo sistema.