La guida
Guida alla rilevazione delle ore di lavoro in Svizzera
Chi deve registrare il proprio tempo, quali dati conservare, come trattare le ore supplementari e quale strumento scegliere? Questa guida risponde alle domande concrete delle PMI svizzere sulla rilevazione delle ore di lavoro.
La rilevazione delle ore di lavoro è obbligatoria in Svizzera?
Sì, in linea di principio per tutti i collaboratori soggetti alla legge sul lavoro. L’art. 46 LL e l’art. 73 OLL 1 impongono al datore di lavoro di tenere a disposizione delle autorità la durata del lavoro giornaliera e settimanale, compreso il lavoro straordinario, le pause di mezz’ora e oltre, i giorni di riposo e le compensazioni. Queste registrazioni si conservano almeno cinque anni.
Dal 2016 esistono due eccezioni. La registrazione semplificata, limitata alla durata giornaliera, è possibile per i collaboratori che stabiliscono in larga misura i propri orari, previo accordo. La rinuncia completa è riservata a chi guadagna più di CHF 120’000 l’anno con grande autonomia e presuppone un contratto collettivo. Numezis gestisce i tre regimi per collaboratore.
Come calcolare le ore supplementari secondo il CO 321c?
Le ore supplementari sono quelle che superano l’orario fissato dal contratto, per esempio 42 ore la settimana. Il CO 321c prevede che siano compensate con un congedo di uguale durata se il collaboratore è d’accordo, altrimenti pagate con un supplemento del 25 %. Un accordo scritto può prevedere un’altra regola, compresa l’assenza di supplemento o la loro inclusione nel salario per i quadri.
Non vanno confuse con il lavoro straordinario della LL, che inizia oltre la durata massima legale di 45 o 50 ore e il cui supplemento può essere escluso solo a certe condizioni. Numezis distingue i due livelli, applica la regola di ogni contratto e tiene un saldo ore trasparente, visibile al collaboratore.
Quale timbratrice o app di timbratura per una PMI?
La timbratrice a muro ha lasciato il posto alle app: timbratura da telefono, computer o tablet condiviso in officina. Lo strumento giusto si giudica su tre criteri: rapidità di inserimento per il collaboratore, qualità dei controlli per il responsabile e collegamento con paghe e progetti.
Numezis offre queste modalità in un unico strumento: timbratura in tempo reale, inserimento a posteriori della giornata, foglio settimanale e perfino un semplice messaggio al nostro agente su WhatsApp o Teams. Ogni inserimento passa per gli stessi controlli LL e confluisce nello stesso foglio. Il responsabile approva la settimana con un gesto, e le ore approvate alimentano paghe e fatturazione senza esportare file né reinserire dati.
Come ripartire il tempo di lavoro per progetto?
Per un’azienda di servizi, uno studio d’ingegneria o un’officina, il tempo per progetto è la base della fatturazione e del calcolo di redditività. Registrarlo separatamente dal tempo di presenza crea doppi inserimenti e scarti: otto ore di presenza, sette ore sui progetti e un’ora di cui nessuno sa dove sia finita.
In Numezis un solo inserimento serve entrambi gli usi. Il collaboratore assegna le sue ore a un progetto, a una fase o a un’attività interna; il foglio ore controlla la durata totale secondo la LL, e il progetto riceve le ore fatturabili. Il responsabile vede il tasso di fatturabilità di ciascun collaboratore, il capoprogetto il consumo del budget in ore, e la fattura riprende il dettaglio senza rielaborazioni.
Che cosa verifica l’ispettorato del lavoro durante un controllo?
L’ispettorato cantonale del lavoro può chiedere le registrazioni della durata del lavoro e del riposo, i piani di servizio, i permessi per lavoro notturno o domenicale e gli accordi di registrazione semplificata. L’ispettorato verifica il rispetto delle durate massime, delle pause, del riposo giornaliero e settimanale e del limite annuale di lavoro straordinario.
Con Numezis questi documenti sono disponibili in pochi clic: registrazione per collaboratore e periodo, elenco dei superamenti segnalati con il relativo trattamento, accordi firmati. Ogni correzione di un inserimento è datata e motivata, mentre l’originale resta consultabile, il che dà alle registrazioni valore probatorio. Potete anche eseguire voi stessi un controllo di prova per individuare gli scostamenti prima di un ispettore.