La guida
Guida al dossier del personale in Svizzera
Che cosa conservare, per quanto tempo, chi può accedervi e come redigere un certificato di lavoro corretto? Questa guida pratica risponde alle domande che le PMI svizzere si pongono sulla tenuta del dossier del personale.
Che cosa deve contenere il dossier del personale?
Il dossier del personale riunisce i documenti che fondano e documentano il rapporto di lavoro: contratto e complementi, mansionario, copia del permesso di dimora per i collaboratori stranieri, attestati di affiliazione, verbali dei colloqui, eventuali ammonimenti, certificati medici per le assenze lunghe e, alla fine, il certificato di lavoro.
La LPD pone un limite chiaro: possono figurarvi solo i dati necessari per l’esecuzione del contratto. Informazioni su salute, religione o vita privata non vi hanno posto, salvo eccezioni giustificate. In Numezis ogni tipo di documento ha una finalità dichiarata e una durata di conservazione; un documento senza finalità viene segnalato. Il risultato è un dossier completo per le risorse umane, difendibile anche davanti a un collaboratore che esercita il proprio diritto d’accesso.
Per quanto tempo conservare il dossier del personale?
Non esiste una sola durata, ma diverse a seconda della natura del documento. I documenti salariali, utili per la contabilità, si conservano dieci anni secondo il CO 958f. I crediti derivanti dal contratto di lavoro si prescrivono di regola in cinque anni, il che giustifica di conservare contratto, conteggi delle ore e saldi ferie almeno altrettanto. I dati senza utilità successiva vanno invece cancellati o resi anonimi.
Numezis attribuisce a ogni categoria la sua durata. Alla partenza del collaboratore il dossier passa in sola lettura; alla scadenza di ogni durata, i documenti interessati sono proposti per la cancellazione, con approvazione esplicita. Evitate così due rischi opposti: eliminare troppo presto un documento che vi servirà, e conservare a tempo indeterminato dati che la legge vi chiede di non tenere più.
Come redigere un certificato di lavoro secondo il CO 330a?
Il collaboratore può chiedere in ogni momento un certificato completo, che descrive natura e durata del rapporto di lavoro, qualità del lavoro e condotta, oppure un semplice attestato limitato a natura e durata. Il certificato deve essere veritiero e benevolo, senza formule in codice sfavorevoli.
Numezis prepara il certificato dal dossier: funzioni ricoperte con le date, grado di occupazione, responsabilità tratte dal mansionario e valutazioni dei colloqui annuali. L’agente propone una redazione in italiano, francese, tedesco o inglese, secondo la regione linguistica o il collaboratore. Il responsabile rilegge, adatta e firma. Un certificato intermedio può essere rilasciato in qualsiasi momento, per esempio in caso di cambio di responsabile o di funzione.
Il collaboratore può consultare il proprio dossier?
Sì. La LPD dà a ogni persona il diritto di sapere quali dati che la riguardano sono trattati, e il CO 328b limita il trattamento ai dati utili per il rapporto di lavoro. Il collaboratore può quindi chiedere di consultare il proprio dossier e ottenere la rettifica di informazioni inesatte.
In Numezis il portale self-service mostra a ogni collaboratore i suoi dati personali, i contratti, le buste paga e i saldi. Le note interne del responsabile restano separate e accessibili solo alle persone autorizzate, ma sono anch’esse soggette al diritto d’accesso. Le richieste di rettifica arrivano in una coda seguita, con la data di risposta. Potete così rispondere a una richiesta d’accesso in pochi minuti invece di radunare raccoglitori.
Come passare da un dossier cartaceo a un dossier digitale?
La transizione avviene in tre tempi. Prima si importa l’elenco dei collaboratori con i dati di base da un file Excel o dal vecchio software paghe. Poi si digitalizzano i documenti esistenti: contratti, complementi, permessi. Infine si definiscono i ruoli di accesso e si invitano collaboratori e responsabili.
Numezis accelera la seconda tappa: caricate un lotto di PDF, l’agente riconosce il tipo di ogni documento, lo associa al collaboratore giusto e ne estrae le date utili, come l’inizio del contratto o la scadenza di un permesso. Ciò che è incerto vi viene sottoposto per conferma. Gli originali cartacei firmati restano validi; la copia digitale vi permette di lavorare ogni giorno senza aprire l’armadio, in ufficio o in trasferta.