La guida
Guida: registrazione di tempo e spese per progetto in Svizzera
La registrazione di tempo e spese per progetto risponde a due esigenze insieme: fatturare tutto il lavoro svolto e rispettare l’obbligo svizzero di registrare la durata del lavoro. Ben organizzata, alimenta anche il margine per progetto e la pianificazione delle capacità.
Perché registrare tempo e spese per progetto?
Per un’agenzia, uno studio di ingegneria o una fiduciaria il tempo è la materia prima. Un’ora non registrata è un’ora non fatturata e una spesa dimenticata è un costo che l’azienda assorbe. La registrazione fatta a fine settimana, a memoria, sottostima regolarmente il tempo davvero impiegato, soprattutto i piccoli interventi e gli scambi con il cliente.
La registrazione per progetto mostra anche dove va lo sforzo. Imputando ogni ora a un progetto, a una fase e a un’attività, vedete quali prestazioni sono redditizie, quali clienti consumano più del previsto e quali fasi superano regolarmente la stima. Questi dati servono poi a calcolare meglio le offerte successive. Senza una registrazione del tempo affidabile, margine per progetto e pianificazione delle capacità poggiano su supposizioni.
Che cosa dice il diritto svizzero sulla registrazione dell’orario di lavoro?
La legge sul lavoro (LL art. 46) e la relativa ordinanza OLL 1 art. 73 obbligano il datore di lavoro a tenere a disposizione delle autorità i documenti che indicano la durata del lavoro giornaliera e settimanale, le ore supplementari e le pause di mezz’ora o più. Per alcuni quadri e collaboratori autonomi sono possibili regimi semplificati o una rinuncia, a determinate condizioni come un accordo scritto.
Le ore supplementari sono disciplinate da CO art. 321c: vengono compensate con un congedo di uguale durata o pagate con un supplemento del 25 %, salvo diverso accordo scritto. Uno strumento di registrazione del tempo per progetto che data ogni inserimento, calcola il saldo ore e conserva la cronologia risponde a queste esigenze servendo al contempo la fatturazione. Numezis collega la rilevazione delle presenze HR e il tempo per progetto per evitare doppie registrazioni.
Come gestire le spese rifatturate ai clienti?
Una spesa rifatturabile, come viaggio, alloggio, stampa o materiale acquistato per il cliente, va collegata al progetto fin dal momento della spesa. Il giustificativo è indispensabile: prova la spesa, consente la deduzione dell’imposta precedente se le condizioni sono soddisfatte e si conserva dieci anni secondo CO art. 958f e LIVA art. 70.
Al momento di rifatturare si pongono due domande: si riaddebita al costo effettivo o con una maggiorazione, e quale aliquota IVA si applica? Di principio la spesa rifatturata segue il trattamento IVA della prestazione principale, quindi l’aliquota normale dell’8.1 % nella maggior parte dei mandati di servizi. Numezis consente di definire la regola per cliente o per progetto, mostra il giustificativo accanto alla riga di fattura e mantiene il collegamento tra nota spese, documento e fattura.
Come organizzare l’approvazione dei rapporti ore?
L’approvazione è il momento in cui un’ora registrata diventa un’ora fatturabile. Il modo più efficace è affidarla al capoprogetto, che conosce il lavoro svolto, con ritmo settimanale anziché a fine mese. Gli scostamenti si correggono così finché tutti se ne ricordano.
Prevedete una regola per i casi particolari: il capoprogetto non approva le proprie ore, un sostituto subentra durante le assenze e una registrazione rinviata deve contenere un motivo. Una volta approvata, la registrazione è bloccata per proteggere la fattura. In Numezis le approvazioni arrivano come schede raggruppate, nel browser o nella messaggistica che preferite, e la cronologia tiene traccia di ogni decisione e di ogni correzione.
Rapporto ore in Excel o software di registrazione del tempo?
Il foglio di calcolo va bene per un team di due o tre persone, finché i progetti sono pochi. Oltre, mostra i suoi limiti: versioni multiple, formule rotte, nessun controllo di approvazione, reinserimento manuale in fatturazione e contabilità e giustificativi delle spese archiviati altrove.
Un software di registrazione del tempo collegato ai progetti elimina questi passaggi. Le ore registrate alimentano direttamente il lavoro da fatturare, il costo del progetto e la pianificazione. Le spese arrivano con la loro ricevuta. I rapporti si producono senza copia e incolla. Per una PMI svizzera verificate inoltre l’hosting dei dati in Svizzera, il rispetto della LPD, il calcolo delle ore supplementari e la disponibilità in più lingue nazionali. È la base su cui Numezis costruisce fatturazione, budget e capacità.