Der Leitfaden
Ratgeber zur automatischen Nachbestellung
Rechtzeitig nachbestellen heisst, die den Kunden versprochenen Termine einzuhalten, ohne zu viel Liquidität im Lager zu binden. Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie Meldebestand und Sicherheitsbestand berechnen, Mengen wählen und Einkäufe automatisch vorbereiten, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Wie funktioniert eine automatische Nachbestellung?
Die automatische Nachbestellung beruht auf einer einfachen Idee: den Bestand jedes Artikels laufend überwachen und eine Bestellung auslösen, sobald er unter eine Schwelle fällt, den Meldebestand. Diese Schwelle ist so berechnet, dass die neue Ware eintrifft, bevor der Restbestand aufgebraucht ist.
Damit das funktioniert, braucht es einen korrekten Echtzeitbestand, den die permanente Inventur liefert, und verlässliche Parameter pro Artikel: Durchschnittsverbrauch, Lieferzeit, Sicherheitsbestand, Verpackungseinheit und Mindestbestellmenge. In Numezis zählt der verfügbare Bestand, also der physische Bestand minus Kundenreservierungen plus bestellter Bestand bereits laufender Bestellungen. Der Agent bereitet die Lieferantenbestellung vor, versendet wird sie aber erst nach der Freigabe einer berechtigten Person. Sie behalten die Entscheidung, ohne jeden Artikel selbst überwachen zu müssen.
Wie berechnet man den Meldebestand?
Die Grundformel lautet: Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen + Sicherheitsbestand. Verbraucht ein KMU 20 Boxen Handschuhe pro Tag, liefert sein Lieferant in 6 Arbeitstagen und hält es einen Sicherheitsbestand von 120 Boxen, beträgt der Meldebestand 20 × 6 + 120 = 240 Boxen.
Die Schwierigkeit liegt darin, diese Parameter aktuell zu halten. Der Verbrauch ändert sich mit Saison und Kunden, und Lieferzeiten werden manchmal ohne Vorwarnung länger. Numezis berechnet den Durchschnittsverbrauch über einen gleitenden Zeitraum, zum Beispiel 90 Tage, und misst die echte Lieferzeit jedes Lieferanten bei jedem Eingang. Die Meldebestände passen sich je nach Wunsch automatisch an oder werden zur Freigabe vorgeschlagen. Saisonartikel können je nach Jahreszeit unterschiedliche Parameter haben.
Welchen Sicherheitsbestand braucht es gegen Fehlbestände?
Der Sicherheitsbestand deckt das Unvorhergesehene ab: höheren Verbrauch als geplant, einen verspäteten Lieferanten, eine unvollständige Lieferung. Ist er zu tief, droht der Fehlbestand; ist er zu hoch, bindet er Liquidität und Lagerfläche und erhöht das Risiko einer Wertberichtigung beim Abschluss.
Ein einfacher Ansatz legt ihn in Verbrauchstagen fest, zum Beispiel fünf oder zehn Tage je nach Bedeutung des Artikels. Ein genauerer Ansatz berechnet ihn aus der Schwankung von Verbrauch und Lieferzeiten und dem angestrebten Servicegrad: 95 % für einen Standardartikel, 99 % für einen kritischen. Numezis bietet beides. Es kann Artikel auch nach ABC-Klasse unterscheiden: A-Artikel, die stark ins Gewicht des Lagerwerts fallen, behalten einen knappen Sicherheitsbestand und werden eng verfolgt; günstige C-Artikel dürfen eine grössere Reserve haben.
Welche Menge sollte man jeweils bestellen?
Ist der Meldebestand erreicht, bleibt die Frage, wie viel bestellt wird. Wenig und oft zu bestellen senkt den Durchschnittsbestand, vervielfacht aber Bestell- und Transportkosten. Viel zu bestellen bringt bessere Preise, bindet aber Liquidität. Die wirtschaftliche Bestellmenge, auch Andler- oder Wilson-Formel genannt, sucht das Gleichgewicht zwischen diesen beiden Kosten.
In der Praxis kommen weitere Bedingungen hinzu: Mindestbestellmenge, Verpackungsvielfaches, ganze Paletten, Rabattstufen, Franko-Grenzen. Numezis berücksichtigt diese Bedingungen, um eine realistische Menge vorzuschlagen, und bündelt den Bedarf eines Lieferanten in einer Bestellung, um die Franko-Grenze zu erreichen. Die freigebende Person sieht vorgeschlagene Menge, Reichweite in Tagen und Betrag und kann vor dem Versand anpassen. Das Einkaufsbudget der Kategorie wird dabei gleich geprüft.
Kann man den Einkauf automatisieren, ohne die Kontrolle zu verlieren?
Ja, wenn Vorbereitung und Entscheidung klar getrennt sind. Die Automatisierung ist für die Vorbereitung sehr nützlich: Hunderte Artikel überwachen, Mengen berechnen, den üblichen Lieferanten wählen, Bestellungen bündeln. Die Entscheidung, Geld zu binden, muss menschlich und geregelt bleiben.
In Numezis bereitet der Agent jeden Vorschlag mit seiner Berechnung vor und legt ihn in die Freigaben. Ihre Regeln bestimmen, wer bis zu welchem Betrag freigeben darf, und über einer Schwelle ist eine zweite Unterschrift nötig. Wer bestellt, kann die eigene Bestellung nicht freigeben. Sie geben im Web, in Teams, Slack oder WhatsApp mit einem Klick frei oder ändern die Menge vor dem Versand. Jede Entscheidung bleibt mit Urheber, Datum und Berechnung nachvollziehbar. Das Ergebnis: regelmässigere Einkäufe, weniger Fehlbestände und keine Bestellung, die niemand wollte.