Der Leitfaden
Leitfaden zu den Anforderungen an eine Schweizer Rechnung
Eine Schweizer Rechnung muss MWSTG, OR und für die Zahlung die SIX-Standards erfüllen. Dieser Leitfaden erklärt Pflichtangaben, Sätze, UID und QR-Rechnung und zeigt, wie automatische Kontrollen Nachforderungen bei einer MWST-Kontrolle vermeiden.
Welche Angaben muss eine MWST-konforme Rechnung enthalten?
Art. 26 Abs. 2 MWSTG nennt die Anforderungen an eine Rechnung: Name und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, mit seiner MWST-Nummer; Name und Ort des Leistungsempfängers; Datum oder Zeitraum der Leistung; Art, Gegenstand und Umfang der Leistung; das Entgelt; den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag. Ist die Steuer im Entgelt enthalten, genügt die Angabe des Satzes.
Für Kassenzettel bis CHF 400 erlaubt die Verordnung eine vereinfachte Form ohne Namen des Empfängers. Eine unvollständige Rechnung kann Ihren Kunden den Vorsteuerabzug kosten und Ihnen eine Korrektur einbringen. Numezis prüft jede Angabe vor der Ausstellung und blockiert die Rechnung, solange eine Anforderung fehlt.
MWST-Sätze in der Schweiz: welcher Satz gilt?
Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz 8.1 % als Normalsatz, 2.6 % als reduzierter Satz (Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente) und 3.8 % für Beherbergungsleistungen. Der Satz hängt von der Art der Leistung und vom Zeitpunkt ihrer Erbringung ab, nicht vom Rechnungsdatum: Eine Leistung aus 2023, die 2024 fakturiert wird, bleibt bei 7.7 %.
Typische Fehler sind ein alter Satz in einer Vorlage, eine falsch aufgeteilte gemischte Leistung oder ein reduzierter Satz auf einer Dienstleistung. Numezis ermittelt den Satz über eine deterministische Funktion, die Leistung und Periode berücksichtigt, validiert die Transaktion und prüft vor dem eCH-0217-Export die Konsistenz der Abrechnung.
UID und MWST-Nummer auf der Rechnung
Jedes Schweizer Unternehmen erhält nach UIDG eine Unternehmens-Identifikationsnummer, die UID, im Format CHE-123.456.789. Ein MWST-pflichtiges Unternehmen verwendet dieselbe Nummer mit dem Zusatz MWST, TVA oder IVA. Diese Nummer muss auf der Rechnung stehen, damit der Kunde die Vorsteuer abziehen kann.
Eine falsch abgeschriebene UID, ein Firmenname, der nicht dem Register entspricht, oder ein gelöschter Kunde führen bei der Kontrolle zu Problemen. Numezis prüft das Format der UID, ergänzt Kunden- und Lieferantendaten aus Zefix, dem Schweizer Handelsregister, und meldet jede Unstimmigkeit vor der Ausstellung. So trägt die Rechnung die richtige Identität, ohne manuelle Suche.
Wann ist eine QR-Rechnung korrekt?
Die QR-Rechnung hat in der Schweiz die Einzahlungsscheine abgelöst. Nach den SIX Swiss Payment Standards darf sie nur in CHF oder EUR ausgestellt werden, mit einer IBAN oder QR-IBAN, strukturierten Adressen und bei QR-IBAN einer 27-stelligen QR-Referenz. Der QR-Code muss Daten enthalten, die mit dem lesbaren Teil des Zahlteils übereinstimmen.
Eine Rechnung in einer anderen Währung, etwa USD, kann keine QR-Rechnung tragen: Sie müssen in CHF oder EUR fakturieren oder ein anderes Zahlungsmittel anbieten. Numezis prüft Währung, IBAN, Referenz und Adressen vor dem Versand. Eingehende Zahlungen werden danach automatisch über die QR-Referenz aus camt.053- und camt.054-Dateien zugeordnet.
Warum beim Schreiben prüfen statt beim Abschluss?
In vielen KMU werden Fehler in Rechnungen beim Quartalsabschluss durch den Treuhänder entdeckt, oder schlimmer bei einer MWST-Kontrolle. Dann ist die Rechnung längst versandt, der Kunde hat sie verbucht, und die Korrektur verlangt Gutschrift, neue Rechnung und Erklärungen.
Eine Kontrolle beim Schreiben kehrt die Logik um: Der Fehler wird gestoppt, wenn er entsteht, mit Begründung, und die Korrektur dauert eine Minute. Genau das macht einen KI-Agenten in der Buchhaltung brauchbar. Der Agent kann Dutzende Rechnungen vorbereiten, doch jede durchläuft dieselben deterministischen Kontrollen. Die Regeln leben im Code, nicht im Prompt: Eine generische KI rät, Numezis prüft.