Wie lange müssen Schweizer Unternehmen Geschäftsbücher aufbewahren?
Nach Art. 958f sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Für Geschäftsbericht und Revisionsbericht nennt die Vorschrift zusätzlich die Form; für Geschäftsbücher und Buchungsbelege auch zulässige Aufbewahrungsarten unter Bedingungen.
Die zitierte Vorschrift nennt die Dauer ausdrücklich: Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Ebenso wichtig ist der Fristbeginn: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Für eine vorsichtige Einordnung bedeutet das, dass nicht nur klassische Buchhaltungsunterlagen erfasst sind, sondern nach dem Wortlaut auch der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht. Wenn intern geprüft wird, welche Unterlagen in den Aufbewahrungsprozess fallen, sollte dieser Wortlaut vollständig übernommen werden, statt einzelne Dokumentkategorien enger oder weiter auszulegen.[1]
Zur Form und Art der Aufbewahrung unterscheidet die Norm zwischen verschiedenen Unterlagen. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Praktisch folgt daraus eine vorsichtige Prüffrage: Ist bei der gewählten Ablageform die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet, und können die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden?[1]
Die Vorschrift sagt ausserdem, dass der Bundesrat die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger erlässt. Wer sich nicht nur für die Dauer, sondern auch für die konkrete Umsetzung der Aufbewahrung interessiert, sollte deshalb neben Art. 958f auch diese weiterführenden Vorgaben prüfen. Aus dem hier vorliegenden Auszug lassen sich keine weiteren Ausnahmen oder Sonderfälle sicher ableiten; statt zu raten, sollte die vollständige einschlägige Regelung geprüft werden.[1]