La guida
Guida: la fatturazione dei progetti per le PMI svizzere
La fatturazione dei progetti è il passo in cui il lavoro diventa liquidità. Per una PMI svizzera di servizi tocca insieme cliente, IVA, QR-fattura e contabilità. Questi punti di riferimento vi aiutano a fatturare più in fretta, senza errori e senza lasciare ore da parte.
Come funziona la fatturazione dei progetti a regia?
A regia fatturate il tempo effettivamente impiegato alla tariffa oraria concordata, più le spese rifatturabili. La fatturazione dei progetti a regia dipende quindi interamente da una registrazione del tempo affidabile e approvata: ogni ora non registrata è persa, ogni ora contestata ritarda il pagamento.
La buona pratica è fatturare a un ritmo regolare, spesso mensile, con un allegato che dettaglia le ore per persona e attività. Il cliente capisce che cosa paga e la liquidità segue il lavoro. Se è stato concordato un tetto, va sorvegliato prima di inviare la fattura, e ogni sforamento richiede l’accordo del cliente. Numezis prepara l’anteprima direttamente dalle registrazioni approvate, segnala il tetto e allega il dettaglio delle ore.
Forfait, traguardi o acconti: come fatturare un progetto a prezzo fisso?
Un progetto a forfait si fattura raramente in una volta sola. Il prezzo si ripartisce in rate legate a traguardi, ad esempio approvazione della bozza, messa in linea e collaudo finale, oppure alle fasi SIA per gli studi di ingegneria e di architettura. Un acconto alla firma dell’ordine protegge la vostra liquidità e impegna il cliente.
Un punto importante sull’IVA: un acconto è soggetto a IVA al momento della fatturazione o dell’incasso, secondo il metodo di rendiconto della vostra azienda. La fattura finale deve dedurre gli acconti già fatturati e la loro IVA, perché il cliente non paghi due volte l’imposta. Numezis gestisce automaticamente queste deduzioni e conserva la cronologia di ogni rata, traguardo e acconto collegato al progetto.
Quali indicazioni deve contenere una fattura di progetto svizzera?
Una fattura conforme a LIVA art. 26 indica nome, indirizzo e numero IDI IVA del fornitore, nome e indirizzo del cliente, data o periodo della prestazione, genere ed entità del servizio, importo e aliquota IVA applicabile. Per le fatture di importo modesto alcune indicazioni possono essere semplificate.
Per un progetto, precisare il periodo della prestazione è particolarmente importante: determina in quale rendiconto IVA ricade la prestazione. La QR-fattura, standard degli SIX Swiss Payment Standards, si aggiunge in fondo alla fattura con un riferimento QR che permette di abbinare automaticamente il pagamento. Numezis controlla queste indicazioni prima dell’emissione, determina l’aliquota IVA in modo deterministico e conserva la fattura dieci anni secondo CO art. 958f.
Che cos’è il riconoscimento dei ricavi di un progetto?
Il riconoscimento dei ricavi stabilisce in quale periodo il fatturato di un progetto viene contabilizzato, indipendentemente dalla data della fattura. Conta soprattutto per i progetti a cavallo di una chiusura: fatturare a gennaio un lavoro svolto a dicembre falsa il risultato di entrambi gli esercizi.
Numezis propone cinque metodi: al completamento, quando tutti i ricavi sono riconosciuti alla consegna; a consuntivo, al ritmo delle ore approvate; per stato di avanzamento, in base ai costi sostenuti rispetto al costo totale previsto; per traguardi, a ogni tappa raggiunta; in modo lineare, ripartito sulla durata del contratto. Il Codice delle obbligazioni chiede un metodo coerente e applicato in modo costante. Sceglietelo con la vostra fiduciaria o il vostro revisore, poi lasciate a Numezis le registrazioni di ricavi e lavori in corso.
Come automatizzare la fatturazione mensile dei progetti?
La fatturazione mensile automatica consiste nel preparare, a data fissa, le fatture di tutti i progetti attivi: mandati a regia con le ore approvate del mese, abbonamenti e mandati ricorrenti, rate di forfait scadute. Per una fiduciaria ciò copre i mandati di tenuta della contabilità, dei salari o dell’IVA fatturati ogni mese o trimestre.
L’automazione non deve eliminare il controllo. In Numezis l’esecuzione produce bozze, l’agente segnala i casi insoliti, come un importo molto diverso dal mese precedente o un tetto raggiunto, e le fatture vengono emesse dopo revisione e approvazione. Il guadagno si misura in giorni di fine mese risparmiati e in fatture inviate prima, quindi pagate prima.