Le guide
Guide de la saisie du temps de travail en Suisse
Qui doit enregistrer son temps, quelles données conserver, comment traiter les heures supplémentaires et quel outil choisir ? Ce guide répond aux questions concrètes des PME suisses sur la saisie du temps de travail.
La saisie du temps de travail est-elle obligatoire en Suisse ?
Oui, en principe pour tous les collaborateurs soumis à la loi sur le travail. L’art. 46 LTr et l’art. 73 OLT 1 imposent à l’employeur de tenir à disposition des autorités la durée du travail quotidienne et hebdomadaire, y compris le travail supplémentaire, les pauses d’une demi-heure et plus, les jours de repos et les compensations. Ces relevés se conservent au moins cinq ans.
Deux exceptions existent depuis 2016. L’enregistrement simplifié, limité à la durée quotidienne, est possible pour les collaborateurs qui fixent largement eux-mêmes leurs horaires, par accord. La renonciation complète est réservée aux collaborateurs gagnant plus de CHF 120’000 par an avec une grande autonomie, et suppose une convention collective. Numezis gère les trois régimes par collaborateur.
Comment calculer les heures supplémentaires selon le CO 321c ?
Les heures supplémentaires sont celles qui dépassent l’horaire fixé par le contrat, par exemple 42 heures par semaine. Le CO 321c prévoit qu’elles sont compensées par un congé de même durée si le collaborateur est d’accord, sinon payées avec une majoration de 25 %. Un accord écrit peut prévoir une autre règle, y compris l’absence de majoration, voire leur inclusion dans le salaire pour les cadres.
Il ne faut pas les confondre avec le travail supplémentaire de la LTr, qui commence au-delà de la durée maximale légale de 45 ou 50 heures et dont la majoration ne peut être exclue que dans certaines conditions. Numezis distingue les deux niveaux, applique la règle de chaque contrat et tient un solde d’heures transparent, visible par le collaborateur.
Quelle timbreuse ou application de pointage pour une PME ?
La timbreuse murale a laissé place aux applications : pointage sur téléphone, ordinateur ou tablette partagée à l’atelier. Le bon outil se juge à trois critères : la rapidité de saisie pour le collaborateur, la qualité des contrôles pour le responsable et le lien avec la paie et les projets.
Numezis propose ces modes de saisie dans un même outil : pointage début et fin en temps réel, saisie a posteriori de la journée, feuille hebdomadaire et même un simple message à l’agent sur WhatsApp ou Teams. Chaque saisie passe par les mêmes contrôles LTr et rejoint la même feuille. Le responsable approuve la semaine en un geste, et les heures approuvées alimentent la paie et la facturation sans export de fichier ni seconde saisie.
Comment répartir le temps de travail par projet ?
Pour une entreprise de services, une ingénierie ou un atelier, le temps passé par projet est la base de la facturation et du calcul de rentabilité. Le saisir séparément du temps de présence crée des doubles saisies et des écarts : huit heures de présence, sept heures sur les projets, et une heure dont personne ne sait où elle est passée.
Dans Numezis, une seule saisie sert les deux usages. Le collaborateur affecte ses heures à un projet, une phase ou une activité interne ; la feuille de temps contrôle la durée totale selon la LTr, et le projet reçoit les heures facturables. Le responsable voit le taux de facturabilité de chaque collaborateur, le chef de projet voit la consommation du budget en heures, et la facture reprend le détail sans retraitement.
Que vérifie l’inspection du travail lors d’un contrôle ?
L’inspection cantonale du travail peut demander les relevés de durée du travail et de repos, les plannings, les autorisations de travail de nuit ou du dimanche et les conventions d’enregistrement simplifié. Elle vérifie le respect des durées maximales, des pauses, du repos quotidien et hebdomadaire, ainsi que la limite annuelle de travail supplémentaire.
Avec Numezis, ces documents sont disponibles en quelques clics : relevé par collaborateur et par période, liste des dépassements signalés avec leur traitement, conventions signées. Chaque correction d’une saisie est datée et motivée, l’original restant consultable, ce qui donne aux relevés une valeur probante. Vous pouvez aussi lancer vous-même un contrôle à blanc pour repérer les écarts avant qu’un inspecteur ne les trouve.