Le guide
Guide : le suivi du temps et des frais par projet en Suisse
Le suivi du temps et des frais par projet répond à deux besoins à la fois : facturer tout le travail réalisé et respecter l’obligation suisse d’enregistrer la durée du travail. Bien organisé, il nourrit aussi la marge par projet et la planification des capacités.
Pourquoi faire un suivi du temps et des frais par projet ?
Pour une agence, un bureau d’ingénieurs ou une fiduciaire, le temps est la matière première. Une heure non saisie est une heure non facturée, et un frais oublié est un coût que l’entreprise absorbe. Les études de pratique montrent que la saisie faite en fin de semaine, de mémoire, sous-estime régulièrement le temps réellement passé, surtout les petites interventions et les échanges avec le client.
Le suivi par projet permet aussi de comprendre où part l’effort. En imputant chaque heure à un projet, une phase et une activité, vous voyez quelles prestations sont rentables, quels clients consomment plus que prévu et quelles phases dépassent régulièrement leur estimation. Ces données servent ensuite à mieux chiffrer les offres suivantes. Sans suivi du temps fiable, la marge par projet et la planification des capacités reposent sur des suppositions.
Que dit la loi suisse sur l’enregistrement du temps de travail ?
La loi sur le travail (LTr art. 46) et son ordonnance OLT 1 art. 73 obligent l’employeur à tenir à disposition des autorités les documents indiquant la durée du travail quotidienne et hebdomadaire, les heures supplémentaires et les pauses d’une demi-heure et plus. Des régimes simplifiés ou une renonciation sont possibles pour certains cadres et collaborateurs autonomes, sous conditions, notamment un accord écrit.
Les heures supplémentaires sont réglées par CO art. 321c : elles sont compensées par un congé de même durée ou payées avec un supplément de 25 %, sauf accord écrit contraire. Un outil de suivi du temps par projet qui horodate chaque saisie, calcule le solde d’heures et conserve l’historique répond à ces exigences tout en servant la facturation. Numezis relie le pointage RH et le temps par projet pour éviter une double saisie.
Comment gérer les frais refacturables aux clients ?
Un frais refacturable, déplacement, hébergement, impression ou achat de matériel pour le client, doit être rattaché au projet dès la dépense. La pièce justificative est indispensable : elle prouve la dépense, permet la récupération de l’impôt préalable si les conditions sont remplies et se conserve dix ans selon CO art. 958f et LTVA art. 70.
Au moment de refacturer, deux questions se posent : refacture-t-on au coût réel ou avec une majoration, et quel taux de TVA appliquer ? En principe, le frais refacturé suit le traitement TVA de la prestation principale, au taux normal de 8,1 % dans la plupart des mandats de services. Numezis permet de définir la règle par client ou par projet, affiche le justificatif à côté de la ligne de facture et garde le lien entre la note de frais, la pièce et la facture.
Comment organiser l’approbation des feuilles de temps ?
L’approbation est le moment où une heure saisie devient une heure facturable. Le plus efficace est de confier cette validation au chef de projet, qui connaît le travail réalisé, à un rythme hebdomadaire plutôt qu’en fin de mois. Les écarts se corrigent alors pendant que chacun s’en souvient.
Prévoyez une règle pour les cas particuliers : le chef de projet ne valide pas ses propres heures, un suppléant prend le relais pendant les absences, et une écriture renvoyée doit comporter un motif. Une fois approuvée, l’écriture est verrouillée pour protéger la facture. Dans Numezis, les approbations arrivent sous forme de cartes groupées, dans le navigateur ou la messagerie de votre choix, et l’historique garde trace de chaque décision et de chaque correction.
Feuille de temps Excel ou logiciel de saisie du temps ?
Le tableur convient à une équipe de deux ou trois personnes, tant que les projets sont peu nombreux. Au-delà, il montre ses limites : versions multiples, formules cassées, aucun contrôle d’approbation, ressaisie manuelle dans la facturation et la comptabilité, et justificatifs de frais stockés ailleurs.
Un logiciel de saisie du temps relié aux projets supprime ces étapes. Les heures saisies alimentent directement l’encours à facturer, le coût du projet et la planification. Les frais arrivent avec leur reçu. Les rapports se produisent sans copier-coller. Pour une PME suisse, vérifiez en plus l’hébergement des données en Suisse, le respect de la nLPD, le calcul des heures supplémentaires et la disponibilité en plusieurs langues nationales. C’est le socle sur lequel Numezis construit facturation, budget et capacité.