Le guide
Guide : la facturation de projets pour les PME suisses
La facturation de projets est l’étape où le travail devient de la trésorerie. Pour une PME suisse de services, elle touche à la fois le client, la TVA, la QR-facture et la comptabilité. Ces repères vous aident à facturer plus vite, sans erreur et sans laisser d’heures de côté.
Comment fonctionne la facturation de projets en régie ?
En régie, vous facturez le temps réellement passé au taux horaire convenu, plus les frais refacturables. La facturation de projets en régie repose donc entièrement sur une saisie du temps fiable et approuvée : chaque heure non saisie est perdue, chaque heure contestée retarde le paiement.
La bonne pratique consiste à facturer à un rythme régulier, souvent mensuel, avec une annexe détaillant les heures par personne et par activité. Le client comprend ce qu’il paie et la trésorerie suit le travail. Si un plafond a été convenu, il faut le surveiller avant d’envoyer la facture et obtenir l’accord du client pour tout dépassement. Numezis prépare l’aperçu directement depuis les écritures approuvées, signale le plafond et joint le détail des heures.
Forfait, jalons ou acomptes : comment facturer un projet à prix fixe ?
Un projet au forfait se facture rarement en une seule fois. On répartit le prix en tranches liées à des jalons, par exemple validation de la maquette, mise en ligne et recette finale, ou à des phases SIA pour les bureaux d’ingénieurs et d’architectes. Un acompte à la commande protège votre trésorerie et engage le client.
Attention à la TVA : un acompte reçu est soumis à la TVA au moment de sa facturation ou de son encaissement, selon la méthode de décompte de votre entreprise. La facture finale doit déduire les acomptes déjà facturés et leur TVA, pour que le client ne paie pas deux fois l’impôt. Numezis gère ces déductions automatiquement et garde l’historique de chaque tranche, jalon et acompte rattaché au projet.
Quelles mentions une facture de projet suisse doit-elle contenir ?
Une facture conforme à LTVA art. 26 indique le nom, l’adresse et le numéro IDE TVA du prestataire, le nom et l’adresse du client, la date ou la période de la prestation, la nature et l’étendue du service, le montant et le taux de TVA applicable. Pour les factures de faible montant, certaines mentions peuvent être simplifiées.
Pour un projet, préciser la période de prestation est particulièrement important : elle détermine dans quel décompte TVA la prestation tombe. La QR-facture, standard des SIX Swiss Payment Standards, s’ajoute en bas de la facture avec une référence QR qui permet de rapprocher le paiement automatiquement. Numezis contrôle ces mentions avant émission, résout le taux de TVA de manière déterministe et conserve la facture dix ans selon CO art. 958f.
Qu’est-ce que la reconnaissance du revenu d’un projet ?
La reconnaissance du revenu détermine à quelle période le chiffre d’affaires d’un projet est comptabilisé, indépendamment de la date de facture. Elle compte surtout pour les projets qui chevauchent un bouclement : facturer en janvier un travail réalisé en décembre fausse le résultat des deux exercices.
Numezis propose cinq méthodes : à l’achèvement, quand tout le revenu est reconnu à la livraison ; temps et matériel, au rythme des heures approuvées ; pourcentage d’avancement, selon le coût engagé rapporté au coût total prévu ; par jalons, à chaque étape atteinte ; linéaire, réparti sur la durée du contrat. Le Code des obligations demande une méthode cohérente et appliquée de façon constante. Choisissez-la avec votre fiduciaire ou votre réviseur, puis laissez Numezis passer les écritures de revenu et de travaux en cours.
Comment automatiser la facturation mensuelle de projets ?
La facturation mensuelle automatique consiste à préparer, à date fixe, toutes les factures des projets actifs : régies avec les heures approuvées du mois, abonnements et mandats récurrents, tranches de forfait échues. Pour une fiduciaire, cela couvre les mandats de tenue de comptabilité, de salaires ou de TVA facturés chaque mois ou chaque trimestre.
L’automatisation ne doit pas supprimer le contrôle. Dans Numezis, l’exécution produit des brouillons, l’agent signale les cas inhabituels, comme un montant très différent du mois précédent ou un plafond atteint, et les factures sont émises après revue et approbation. Le gain se mesure en jours de fin de mois économisés et en factures envoyées plus tôt, donc payées plus tôt.