Le guide
Guide des vacances et absences en Suisse
Combien de jours de vacances accorder, comment les calculer à temps partiel, quels jours fériés appliquer, que faire des soldes non pris ? Ce guide répond aux questions concrètes des PME suisses sur la gestion des absences et vacances.
Combien de jours de vacances en Suisse selon l’âge ?
Le CO 329a fixe le minimum légal : cinq semaines de vacances par année de service jusqu’à 20 ans révolus, puis quatre semaines. Pour un collaborateur travaillant cinq jours par semaine, cela représente 25 jours, puis 20 jours. Beaucoup d’employeurs et de conventions collectives accordent davantage, par exemple cinq semaines dès 50 ans ou six semaines dès 60 ans.
Le minimum légal s’applique sans exception : un contrat qui prévoit moins est nul sur ce point. Numezis applique la tranche d’âge automatiquement et change de tranche dans l’année des 20 ans, au prorata si votre règlement le prévoit. Le droit contractuel supérieur, défini par votre règlement ou votre CCT, s’ajoute par-dessus. Le collaborateur voit ainsi d’où vient chaque jour de son droit annuel.
Comment calculer les vacances d’un collaborateur à temps partiel ?
Un collaborateur à temps partiel a droit au même nombre de semaines de vacances qu’un collaborateur à plein temps. Ce sont les jours qui changent : à 80 % sur quatre jours par semaine, quatre semaines représentent 16 jours. S’il travaille cinq demi-journées, le calcul se fait en heures.
La difficulté vient des changements en cours d’année : un passage de 100 % à 80 % au 1er novembre exige de calculer dix mois à 100 % et deux mois à 80 %. Numezis fait ce calcul au jour près à partir de la date d’effet inscrite dans le dossier, et le décompte de chaque demande tient compte de l’horaire réel : une absence posée sur un jour non travaillé ne coûte rien. Le solde affiché reste ainsi juste, même après plusieurs changements de taux.
Quels jours fériés s’appliquent dans mon canton ?
Le 1er août est le seul jour férié fédéral. Les autres sont fixés par les cantons, et parfois les communes : Nouvel An, Vendredi saint, Ascension, lundi de Pâques et de Pentecôte, Noël sont fériés presque partout, mais le lundi du Jeûne fédéral est férié en Vaud et pas à Genève, qui fête le Jeûne genevois un jeudi, le 2 janvier dans certains cantons seulement, et la Saint-Joseph au Tessin et dans quelques cantons catholiques.
Le lieu de travail détermine le calendrier applicable, pas le domicile. Numezis attribue à chaque collaborateur le calendrier de son canton de travail et déduit automatiquement ces jours des demandes de vacances. Pour une entreprise présente à Genève, Lausanne et Fribourg, chaque site garde ainsi son propre calendrier, sans liste à tenir à jour à la main chaque année.
Que faire des vacances non prises en fin d’année ?
Les vacances servent au repos : le CO 329d interdit de les remplacer par de l’argent pendant la durée du contrat, sauf cas exceptionnels comme un contrat très court. Les jours non pris se reportent donc à l’année suivante. Le droit se prescrit par cinq ans, mais accumuler des soldes importants crée un risque financier et organisationnel pour l’entreprise.
Numezis suit les reports, signale les soldes élevés aux RH et au responsable avant la fin de l’année et permet de fixer une date limite de prise selon votre règlement. À la clôture, la provision pour vacances non prises est calculée sur la base du salaire de chaque collaborateur et transmise à la comptabilité. À la sortie, le solde restant est payé ou compensé pendant le délai de congé, selon la situation.
Comment remplacer le tableur des congés ?
Le tableur des congés fonctionne tant que l’entreprise est petite. Au-delà d’une vingtaine de personnes, il devient source d’erreurs : formules cassées, versions multiples, jours fériés oubliés, demandes perdues dans les e-mails. Le passage à un logiciel de gestion des absences se fait en trois étapes.
D’abord, importer les soldes au jour du démarrage, que Numezis peut reprendre depuis votre fichier existant. Ensuite, définir les règles : droits par âge et par ancienneté, types d’absence, seuils de chevauchement, responsables approbateurs. Enfin, inviter les collaborateurs : ils posent leurs demandes depuis le portail ou leur messagerie, les responsables approuvent en un geste. Dès le premier mois, le planning devient fiable et les soldes cessent d’être discutés.