Comment une personne doit-elle présenter une demande d'accès à ses données ?
En principe, la demande doit être faite par écrit au responsable du traitement. Elle peut aussi être présentée oralement si ce responsable l’accepte. La demande et la réponse peuvent en outre être effectuées par voie électronique, et la personne concernée doit coopérer pour permettre son identification.
La règle de base est claire: lorsqu’une personne demande au responsable du traitement si des données personnelles la concernant sont traitées, elle doit le faire par écrit. Une présentation orale n’est possible que moyennant l’accord du responsable du traitement. La demande de renseignement peut aussi être effectuée par voie électronique. En pratique, il faut donc vérifier la forme acceptée par le responsable du traitement et, si la demande n’est pas écrite, s’assurer qu’il a bien donné son accord pour une démarche orale.[1]
La communication des renseignements suit des modalités précises. Les renseignements sont communiqués par écrit ou sous la forme dans laquelle les données se présentent. D’entente avec le responsable du traitement, la personne concernée peut aussi consulter ses données sur place. Si elle y consent, les renseignements peuvent lui être fournis oralement. Ils doivent en outre être communiqués sous une forme compréhensible pour la personne concernée. Il faut également tenir compte du fait que le responsable du traitement prend des mesures adéquates pour identifier la personne concernée, et que celle-ci est tenue de coopérer.[1]
Cette réponse résume le texte légal cité tel qu’il est publié sur Fedlex. Avant d’agir, vérifiez la disposition actuellement en vigueur ainsi que toute modification ultérieure.[1]