In che forma va presentata una richiesta di accesso ai propri dati?
La richiesta va presentata per scritto al titolare del trattamento. Può essere fatta anche oralmente solo se il titolare del trattamento è d’accordo. Le informazioni possono inoltre essere domandate e comunicate per via elettronica e devono essere fornite in una forma comprensibile; il titolare del trattamento deve adottare misure adeguate per identificare la persona interessata, che ha l’obbligo di collaborare.
La regola di base è che chi chiede informazioni sul trattamento dei propri dati personali al titolare del trattamento deve farlo per scritto. È prevista però una possibilità diversa: se il titolare del trattamento è d’accordo, la domanda può anche essere presentata in forma orale. Inoltre, le informazioni possono essere domandate e comunicate per via elettronica. In pratica, conviene verificare quale canale il titolare del trattamento accetta e se richiede una forma particolare per identificare correttamente la persona interessata.[1]
Quanto alla risposta, le informazioni sono fornite per scritto o nella forma in cui sono disponibili i dati. D’intesa con il titolare del trattamento, la persona interessata può anche consultare i suoi dati sul posto. Le informazioni possono essere fornite in forma orale se la persona interessata è d’accordo. In ogni caso, devono essere comunicate in una forma comprensibile per la persona interessata. Prima di procedere, è utile verificare non solo come presentare la domanda, ma anche in quale forma si desidera ricevere le informazioni e se sarà necessario concordare una consultazione sul posto.[1]
Il titolare del trattamento deve adottare misure adeguate per identificare la persona interessata. Parallelamente, la persona interessata ha l’obbligo di collaborare. Questo significa che, quando viene presentata una richiesta di accesso, può essere necessario fornire gli elementi richiesti per permettere l’identificazione, così da evitare che le informazioni siano comunicate a una persona sbagliata.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.[1]