La guida
Guida alla gestione multi-deposito in Svizzera
Più depositi aiutano a consegnare in fretta in Ticino come oltre Gottardo, ma moltiplicano le occasioni di errore. Ecco come organizzare depositi, ubicazioni e trasferimenti perché ogni quantità mostrata sia giusta e la contabilità segua senza sforzo.
Come organizzare la gestione multi-deposito in una PMI?
La gestione multi-deposito comincia con una domanda organizzativa: che cos’è un deposito e che cosa è solo un’ubicazione? Un deposito ha un indirizzo, un responsabile e una logica di spedizione propria; un’ubicazione è una zona, una corsia o uno scaffale in quell’edificio. Una PMI con un deposito a Crissier e uno a Dietikon ha due depositi; una merce in conto deposito presso un cliente o in un furgone di assistenza può esserne un terzo.
Poi ogni articolo ha bisogno di un’ubicazione abituale in ogni deposito. I ricevimenti propongono quell’ubicazione, chi prepara sa dove cercare e l’inventario si fa zona per zona. In Numezis depositi e ubicazioni si creano in pochi minuti, i diritti si assegnano per sede e la vista consolidata mostra la giacenza totale dell’azienda come il dettaglio di ogni scaffale.
Qual è la differenza tra giacenza fisica, riservata e disponibile?
La giacenza fisica è ciò che si trova davvero sugli scaffali. La giacenza riservata è la parte già promessa a ordini clienti confermati ma non ancora consegnati. Il disponibile è la differenza tra le due: l’unico numero che un venditore dovrebbe guardare prima di promettere una data di consegna.
Confondere fisico e disponibile è l’errore più frequente delle PMI che gestiscono il magazzino in un foglio di calcolo: lo stesso pezzo viene venduto due volte, e il secondo cliente aspetta. Numezis calcola le tre quantità in tempo reale, per ubicazione e per deposito. Un ordine confermato riserva subito le quantità nel deposito di spedizione; se il disponibile non basta, l’avviso arriva prima della conferma, con la proposta di un trasferimento da un’altra sede o di una consegna parziale. La merce in arrivo dagli ordini fornitore aperti completa il quadro.
Come gestire i trasferimenti di merce tra due depositi?
Un trasferimento tra depositi non è mai istantaneo: c’è un camion, uno o due giorni, a volte una rottura. Per questo un trasferimento serio avviene in due fasi. Alla spedizione i pezzi lasciano l’ubicazione d’origine e sono in viaggio; al ricevimento il deposito di destinazione conferma ciò che ha davvero ricevuto.
Tra questi due momenti la merce resta nel valore delle scorte e sul conto scorte: appartiene sempre alla società, anche se non è su nessuno scaffale. Se arrivano 39 pezzi invece di 40, la differenza è registrata con la sua causa, rottura, errore di preparazione o perdita, e va sul conto giusto invece di sparire in un totale globale. Numezis segue ogni trasferimento aperto, ricorda quelli che si trascinano e lascia che l’agente prepari un trasferimento appena una sede manca di un articolo che un’altra ha in eccesso.
Come evitare rotture ed eccessi di scorte su più sedi?
Con più depositi, una rottura locale nasconde spesso un’eccedenza altrove. Prima di ordinare al fornitore bisogna quindi guardare le scorte dell’intera azienda. Numezis confronta le giacenze di ogni sede con le loro soglie e propone prima un riequilibrio interno quando è più rapido ed economico di un acquisto.
Al contrario, l’eccesso di scorte si riconosce dalla rotazione: un articolo fermo da dodici mesi immobilizza liquidità e rischia una rettifica di valore alla chiusura secondo l’art. 960c CO. Il rapporto sulle scorte ferme per deposito mostra il valore immobilizzato e gli articoli interessati, per decidere una promozione, un reso al fornitore o il raggruppamento in una sola sede. L’agente può preparare questa lista ogni trimestre e sottoporvela senza che dobbiate chiederla.
Come collegare i depositi alla contabilità svizzera?
Ogni movimento di magazzino è anche un fatto contabile. Un’entrata aumenta il conto scorte, una consegna lo diminuisce e alimenta il costo del venduto, una differenza d’inventario va su un conto di differenze. Secondo l’art. 957a CO queste operazioni vanno registrate in modo completo e documentate da giustificativi.
In una gestione multi-deposito classica, il magazzino vive in un programma e la contabilità in un altro, collegati da un’esportazione mensile. Le differenze nascono in quel vuoto. Numezis elimina il vuoto: ogni entrata, trasferimento o consegna produce la sua scrittura nel momento del movimento, con un collegamento alla bolla o al ricevimento d’origine. Potete seguire il valore delle scorte per deposito, o persino per centro di profitto con le dimensioni analitiche, e la vostra fiduciaria vede le stesse cifre dei vostri magazzinieri.