La guida
Guida alla tracciabilità di lotti e numeri di serie
Che sia richiesta dalla legge, dai clienti o semplicemente dalla prudenza, la tracciabilità protegge la vostra PMI il giorno in cui un prodotto crea problemi. Ecco come scegliere tra lotto e numero di serie, gestire le scadenze e preparare un richiamo prima di averne bisogno.
Tracciabilità di lotti e numeri di serie: che differenza c’è?
Un lotto raggruppa unità prodotte o ricevute insieme, nelle stesse condizioni: un lotto di colla, un bancale di farina, una partita di vernice. Si segue in quantità, e tutte le unità di un lotto condividono la stessa origine e la stessa scadenza. Un numero di serie invece identifica un solo pezzo: una macchina, un apparecchio, un elettroutensile.
La scelta dipende dal rischio e dal valore. I prodotti di consumo e deperibili si seguono per lotto; i beni durevoli, in garanzia o riparati si seguono per numero di serie. La stessa PMI ha spesso bisogno di entrambi. In Numezis il modo di tracciabilità si sceglie per articolo: nessuno, per lotto, per lotto con scadenza o per numero di serie. Ricevimenti, prelievi, trasferimenti e inventari si adattano automaticamente al modo scelto, senza schermate separate per gli articoli tracciati.
La tracciabilità è obbligatoria per una PMI svizzera?
Per alcuni settori sì. La legislazione svizzera sulle derrate alimentari impone di poter indicare da chi un’azienda ha ricevuto i suoi prodotti e a chi li ha consegnati, un livello a monte e uno a valle. Dispositivi medici, prodotti chimici e cosmetici hanno requisiti propri di tracciabilità e richiamo. I clienti industriali, infine, inseriscono spesso la tracciabilità nelle loro condizioni d’acquisto.
Anche senza obbligo, la tracciabilità riduce il costo di un incidente: senza di essa, un difetto segnalato da un fornitore costringe a richiamare tutta la produzione di un periodo; con essa, si contattano solo i clienti che hanno ricevuto il lotto interessato. Serve anche al servizio clienti, alla gestione delle garanzie per numero di serie e alla lotta contro i resi abusivi. Verificate con la vostra associazione di categoria i requisiti precisi del vostro settore.
Come funziona il metodo FEFO in magazzino?
FEFO significa primo a scadere, primo a uscire. A differenza del FIFO, che fa uscire prima ciò che è entrato prima, il FEFO fa uscire prima ciò che scade prima, anche se quel lotto è arrivato dopo. È la regola di base per alimentari, cosmetici, prodotti chimici, colle e tutto ciò che ha una durata limitata.
Per funzionare, il FEFO richiede tre cose: una data di scadenza registrata per ogni lotto al ricevimento, una lista di prelievo che propone il lotto giusto e la sua ubicazione, e un controllo al momento della scansione. Numezis le riunisce tutte e tre. I lotti vicini alla scadenza sono segnalati a 30, 60 o 90 giorni secondo le vostre impostazioni, con la quantità che rischia di restare invenduta al ritmo di vendita attuale. Potete allora avviare un’azione commerciale o un reso al fornitore finché c’è tempo.
Come organizzare rapidamente un richiamo di prodotto?
Un richiamo efficace si prepara prima dell’incidente. Bisogna poter rispondere in pochi minuti a quattro domande: quali lotti sono interessati, quante unità restano a magazzino e dove, quali clienti sono stati serviti, con quali quantità e in quali date, e come raggiungerli.
Con Numezis la ricerca parte dal lotto. La giacenza residua è bloccata in un passo su tutti i depositi, impedendo ogni nuova consegna. La lista dei clienti serviti esce con bolle, fatture e contatti. L’agente può preparare un messaggio di richiamo personalizzato per ogni cliente, in italiano, francese o tedesco, che rileggete prima dell’invio. I resi che arrivano dopo sono collegati al lotto d’origine e passano dal controllo qualità. L’intero episodio resta documentato, il che facilita i rapporti con il fornitore, l’assicurazione e le autorità cantonali.
Come seguire i numeri di serie per il servizio clienti?
Per un apparecchio o una macchina, il numero di serie è la chiave di tutto il servizio dopo vendita: data di vendita, cliente, durata della garanzia, riparazioni passate, pezzi sostituiti. Senza tracciabilità dal ricevimento, queste informazioni vanno ricostruite da fatture e ricordi, e sulla garanzia si discute invece di verificare.
In Numezis il numero di serie è inserito o scansionato al ricevimento, poi alla consegna: è quindi collegato al cliente, alla fattura e alla data di vendita. Quando l’apparecchio torna, il reso cliente ritrova la sua scheda, indica se la garanzia è ancora valida e collega la riparazione allo stesso numero. Un numero può esistere una sola volta a magazzino, il che esclude doppioni ed errori di battitura. I vostri tecnici ritrovano lo storico completo di un pezzo semplicemente chiedendolo al vostro agente.