La guida
Guida pratica: inventario fisico in Svizzera
L’inventario fisico è insieme un obbligo di legge, la base del valore delle scorte a bilancio e un momento di verità per l’organizzazione del magazzino. Questa guida spiega che cosa chiede il Codice delle obbligazioni, come organizzare il conteggio e come trattare le differenze perché la revisione le accetti.
L’inventario fisico è obbligatorio in Svizzera?
Sì, in una forma o nell’altra. L’art. 958c cpv. 2 CO esige che l’esistenza di ogni posta di bilancio sia comprovata da un inventario o in altro modo. Per merci, materie prime o prodotti finiti, la prova abituale è la lista d’inventario allestita alla data di chiusura: articoli, quantità, prezzi unitari e valore totale. Si conserva per dieci anni con gli altri documenti contabili (art. 958f CO).
La legge non impone di contare tutte le scorte il 31 dicembre. Un’azienda che tiene un inventario permanente affidabile può distribuire i conteggi nell’anno, a condizione che ogni articolo sia contato almeno una volta per esercizio e che le differenze siano corrette. L’ufficio di revisione, quando c’è, assiste spesso a un conteggio e ne verifica il metodo. La vostra fiduciaria vi dirà quale approccio si adatta alle dimensioni e al rischio del vostro magazzino.
Come preparare l’inventario di fine anno?
Un buon inventario di fine anno si prepara con tre o quattro settimane d’anticipo. Fissate data e ora del taglio, di solito dopo l’ultima consegna del 31 dicembre o il primo giorno lavorativo di gennaio. Riordinate le ubicazioni, raggruppate gli articoli sparsi, separate la merce di terzi e quella in conto deposito, ed etichettate ciò che non ha etichetta.
Ripartite poi le zone tra squadre di due persone, preparate le liste di conteggio per ubicazione e stabilite chi riconta e chi approva. Il giorno stabilito, congelate i movimenti della zona in conteggio e trattate a parte i ricevimenti e le consegne tardive, perché cadano dalla parte giusta del taglio. In Numezis la campagna d’inventario riunisce tutto questo: perimetro, squadre, liste, avanzamento in diretta, riconteggi e approvazioni, poi la lista valorizzata e la scrittura di rettifica a fine giornata.
Inventario a rotazione: come contare tutto l’anno?
L’inventario a rotazione consiste nel contare una parte delle scorte a intervalli regolari invece di tutto in una volta. Il metodo più diffuso è la classificazione ABC: gli articoli A, che rappresentano la maggior parte del valore, si contano ogni mese o trimestre; gli articoli B due volte l’anno; gli articoli C una volta l’anno.
Questo approccio ha tre vantaggi. Il magazzino non chiude mai per un’intera giornata, le differenze emergono poche settimane dopo la loro causa invece che undici mesi dopo, e l’inventario di fine anno si riduce a un controllo. Presuppone un inventario permanente affidabile, che Numezis garantisce registrando ogni movimento nel momento in cui avviene. I piani di conteggio a rotazione si generano automaticamente secondo la classe di ogni articolo, e l’agente vi segnala gli articoli non ancora contati nell’esercizio.
Come registrare le differenze d’inventario in contabilità?
Una differenza d’inventario è lo scarto tra quantità contata e quantità teorica. Prima di correggerla bisogna spiegarla: errore di conteggio, entrata o consegna registrata male, rottura non dichiarata, furto, errore di unità di misura. Un riconteggio da parte di un’altra persona elimina la maggior parte degli errori di conteggio.
La differenza confermata è poi valorizzata al costo dell’articolo, secondo il metodo di valutazione scelto, e registrata. Con l’inventario permanente, la rettifica passa sul conto scorte (classe 1, ad esempio 1200) con, in contropartita, un conto di differenze d’inventario nei costi delle merci. Numezis produce questa scrittura automaticamente con l’approvazione, con la lista di conteggio e il motivo come giustificativi. Le differenze ricorrenti sullo stesso articolo o sulla stessa ubicazione vengono segnalate, perché indicano spesso un problema di processo più che un caso.
Che cosa deve contenere una lista d’inventario conforme?
Una lista d’inventario conforme indica la data di riferimento, l’azienda e, per ogni articolo: designazione, numero, ubicazione o deposito, quantità, unità, prezzo unitario applicato e valore totale. Per gli articoli tracciati per lotto o numero di serie è utile il dettaglio per lotto, soprattutto quando una rettifica di valore riguarda un lotto vicino alla scadenza.
La lista deve anche far capire come si è ottenuto il valore: metodo di valutazione, rettifiche secondo l’art. 960c CO per gli articoli il cui valore di mercato è inferiore al costo ed eventuale riserva forfettaria ammessa fiscalmente. È firmata dai responsabili e conservata per dieci anni. Numezis genera questa lista in PDF a partire dai dati di magazzino approvati, con un riepilogo per categoria e per deposito e la riconciliazione con il saldo del conto scorte.