Le guide
Guide de l’inventaire physique en Suisse
L’inventaire physique est à la fois une obligation légale, la base de la valeur de stock au bilan et un moment de vérité pour l’organisation de l’entrepôt. Ce guide explique ce que demande le Code des obligations, comment organiser le comptage et comment traiter les écarts pour que la révision les accepte.
L’inventaire physique est-il obligatoire en Suisse ?
Oui, sous une forme ou une autre. L’art. 958c al. 2 CO exige que l’existence de chaque poste du bilan soit prouvée par un inventaire ou d’une autre manière. Pour les stocks de marchandises, de matières premières ou de produits finis, la preuve habituelle est la liste d’inventaire établie à la date du bilan : articles, quantités, prix unitaires et valeur totale. Elle se conserve dix ans avec les autres pièces comptables (art. 958f CO).
La loi n’impose pas de compter tout le stock le 31 décembre. Une entreprise qui tient un inventaire permanent fiable peut répartir les comptages sur l’année, à condition que chaque article soit compté au moins une fois par exercice et que les écarts soient corrigés. L’organe de révision, quand il y en a un, assiste souvent à un comptage et vérifie la méthode. Votre fiduciaire vous dira quelle approche convient à la taille et au risque de votre stock.
Comment préparer un inventaire de fin d’année ?
Un bon inventaire de fin d’année se prépare trois à quatre semaines à l’avance. Fixez la date et l’heure de coupure, en général après la dernière livraison du 31 décembre ou le premier jour ouvrable de janvier. Rangez les emplacements, regroupez les articles dispersés, isolez la marchandise de tiers et celle en consignation, et étiquetez ce qui ne l’est pas.
Répartissez ensuite les zones entre équipes de deux personnes, préparez les feuilles de comptage par emplacement et prévoyez qui recompte et qui valide. Le jour J, gelez les mouvements de la zone en cours de comptage et traitez à part les réceptions et livraisons tardives, pour qu’elles tombent du bon côté de la coupure. Dans Numezis, la campagne d’inventaire regroupe tout cela : périmètre, équipes, feuilles, avancement en direct, recomptages et validations, puis la liste valorisée et l’écriture de correction en fin de journée.
Inventaire tournant : comment compter toute l’année ?
L’inventaire tournant consiste à compter une partie du stock à intervalles réguliers plutôt que tout en une seule fois. La méthode la plus courante est la classification ABC : les articles A, qui représentent l’essentiel de la valeur, sont comptés chaque mois ou chaque trimestre ; les articles B deux fois par an ; les articles C une fois par an.
Cette approche a trois avantages. L’entrepôt ne ferme jamais une journée entière, les écarts sont découverts quelques semaines après leur cause plutôt que onze mois plus tard, et l’inventaire de fin d’année se réduit à un contrôle. Elle suppose un inventaire permanent fiable, ce que fait Numezis en enregistrant chaque mouvement au moment où il a lieu. Les plans de comptage tournants se génèrent automatiquement selon la classe de chaque article, et l’agent vous signale les articles qui n’ont pas encore été comptés dans l’exercice.
Comment traiter les écarts d’inventaire en comptabilité ?
Un écart d’inventaire est la différence entre la quantité comptée et la quantité théorique. Avant de le corriger, il faut l’expliquer : erreur de comptage, réception ou livraison mal saisie, casse non déclarée, vol, erreur d’unité de mesure. Un recomptage par une autre personne élimine la plupart des erreurs de comptage.
L’écart confirmé est ensuite valorisé au coût de l’article, selon la méthode de valorisation retenue, et comptabilisé. En inventaire permanent, la correction passe sur le compte de stock (classe 1, par exemple 1200) avec, en contrepartie, un compte de différences d’inventaire dans les charges de marchandises. Numezis produit cette écriture automatiquement à la validation, avec la feuille de comptage et le motif comme pièces justificatives. Les écarts récurrents sur un même article ou un même emplacement sont signalés, car ils indiquent souvent un problème de processus plutôt qu’un hasard.
Que doit contenir une liste d’inventaire conforme ?
Une liste d’inventaire conforme indique la date de référence, l’entreprise, et pour chaque article : sa désignation, son numéro, l’emplacement ou l’entrepôt, la quantité, l’unité, le prix unitaire retenu et la valeur totale. Pour les articles suivis par lot ou par numéro de série, le détail par lot est utile, notamment quand une correction de valeur s’applique à un lot proche de sa péremption.
La liste doit aussi permettre de comprendre comment la valeur a été obtenue : méthode de valorisation, corrections selon l’art. 960c CO pour les articles dont la valeur de marché est inférieure au coût, et éventuelle réserve forfaitaire admise fiscalement. Elle est signée par les responsables et conservée dix ans. Numezis génère cette liste en PDF à partir des données de stock validées, avec un récapitulatif par catégorie et par entrepôt et le rapprochement avec le solde du compte de stock.