Le guide
Guide du dossier du personnel en Suisse
Que faut-il conserver, combien de temps, qui peut y accéder et comment rédiger un certificat de travail correct ? Ce guide pratique répond aux questions que se posent les PME suisses sur la tenue du dossier du personnel.
Que doit contenir le dossier du personnel ?
Le dossier du personnel réunit les documents qui fondent et documentent la relation de travail : contrat et avenants, cahier des charges, copie du permis de séjour pour les collaborateurs étrangers, attestations d’affiliation, comptes rendus d’entretiens, avertissements éventuels, certificats médicaux pour les absences longues et, à la fin, le certificat de travail.
La nLPD pose une limite claire : seules les données nécessaires à l’exécution du contrat peuvent y figurer. Les informations sur la santé, la religion ou la vie privée n’ont rien à y faire sauf exception justifiée. Dans Numezis, chaque type de document a une finalité déclarée et une durée de conservation ; un document sans finalité est signalé. Le résultat : un dossier complet pour les RH, défendable devant un collaborateur qui exerce son droit d’accès.
Combien de temps conserver un dossier du personnel ?
Il n’existe pas une seule durée, mais plusieurs selon la nature du document. Les pièces salariales, utiles à la comptabilité, se conservent dix ans selon le CO 958f. Les créances découlant du contrat de travail se prescrivent en principe par cinq ans, ce qui justifie de garder contrat, décomptes d’heures et soldes de vacances au moins aussi longtemps. Les données sans utilité ultérieure doivent en revanche être supprimées ou anonymisées.
Numezis attribue à chaque catégorie sa durée. Au départ du collaborateur, le dossier passe en lecture seule ; à l’échéance de chaque durée, les pièces concernées sont proposées à la suppression, avec une validation explicite. Vous évitez ainsi deux risques opposés : jeter trop tôt une pièce dont vous aurez besoin, et garder indéfiniment des données que la loi vous demande de ne plus conserver.
Comment rédiger un certificat de travail selon le CO 330a ?
Le collaborateur peut demander en tout temps un certificat de travail complet, qui décrit la nature et la durée des rapports de travail ainsi que la qualité du travail et la conduite, ou une simple attestation limitée à la nature et à la durée. Le certificat doit être véridique et bienveillant, sans formules codées défavorables.
Numezis prépare le certificat depuis le dossier : fonctions occupées avec leurs dates, taux d’activité, responsabilités tirées du cahier des charges et appréciations issues des entretiens annuels. L’agent propose une rédaction en français, allemand, italien ou anglais, selon la langue de la région ou du collaborateur. Le responsable relit, ajuste et signe. Un certificat intermédiaire peut être établi à tout moment, par exemple lors d’un changement de responsable ou de fonction.
Le collaborateur peut-il consulter son dossier ?
Oui. La nLPD donne à toute personne le droit de savoir quelles données la concernent sont traitées, et le CO 328b limite le traitement aux données utiles au contrat de travail. Le collaborateur peut donc demander à consulter son dossier, et obtenir la rectification d’informations inexactes.
Dans Numezis, le portail libre-service montre à chaque collaborateur ses données personnelles, ses contrats, ses fiches de salaire et ses soldes. Les notes internes du responsable restent séparées et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées, mais elles sont elles aussi soumises au droit d’accès. Les demandes de rectification arrivent dans une file suivie, avec la date de réponse. Vous pouvez ainsi répondre à une demande d’accès en quelques minutes plutôt qu’en rassemblant des classeurs.
Comment passer d’un dossier papier à un dossier numérique ?
La transition se fait en trois temps. D’abord, importer la liste des collaborateurs avec leurs données de base depuis un fichier Excel ou depuis l’ancien logiciel de paie. Ensuite, numériser les documents existants : contrats, avenants, permis. Enfin, définir les rôles d’accès et inviter collaborateurs et responsables.
Numezis accélère la deuxième étape : vous déposez un lot de PDF, l’agent reconnaît le type de chaque document, l’associe au bon collaborateur et en extrait les dates utiles, comme le début du contrat ou l’échéance d’un permis. Ce qui est incertain vous est soumis pour confirmation. Les originaux papier signés restent valables ; leur copie numérique vous permet de travailler au quotidien sans ouvrir l’armoire, depuis le bureau ou en déplacement.