Le guide
Guide de la traçabilité des lots et numéros de série
Qu’elle soit exigée par la loi, par vos clients ou simplement par prudence, la traçabilité protège votre PME le jour où un produit pose problème. Voici comment choisir entre lot et numéro de série, gérer les péremptions et préparer un rappel avant d’en avoir besoin.
Traçabilité lots et numéros de série : quelle différence ?
Un lot regroupe des unités produites ou reçues ensemble, dans les mêmes conditions : un lot de colle, une palette de farine, une série de peinture. On le suit en quantité, et toutes les unités d’un lot partagent la même origine et la même date de péremption. Un numéro de série, lui, identifie une seule pièce : une machine, un appareil, un outil électroportatif.
Le choix dépend du risque et de la valeur. Les produits consommables et périssables se suivent par lot ; les biens durables, garantis ou réparés se suivent par numéro de série. Une même PME a souvent besoin des deux. Dans Numezis, le mode de suivi se choisit par article : sans suivi, par lot, par lot avec péremption ou par numéro de série. Les réceptions, préparations, transferts et inventaires s’adaptent automatiquement au mode choisi, sans écran séparé pour les articles suivis.
La traçabilité est-elle obligatoire pour une PME suisse ?
Pour certains secteurs, oui. La législation suisse sur les denrées alimentaires impose de pouvoir indiquer de qui une entreprise a reçu ses produits et à qui elle les a livrés, à un échelon en amont et un en aval. Les dispositifs médicaux, les produits chimiques et les cosmétiques ont leurs propres exigences de traçabilité et de rappel. Vos clients industriels, enfin, inscrivent souvent la traçabilité dans leurs conditions d’achat.
Même sans obligation, la traçabilité réduit le coût d’un incident : sans elle, un défaut annoncé par un fournisseur oblige à rappeler toute la production d’une période ; avec elle, seuls les clients ayant reçu le lot concerné sont contactés. Elle sert aussi le service après-vente, la gestion des garanties par numéro de série et la lutte contre les retours abusifs. Vérifiez avec votre association de branche les exigences précises de votre secteur.
Comment fonctionne la méthode FEFO en entrepôt ?
FEFO signifie premier périmé, premier sorti. Contrairement au FIFO, qui sort d’abord ce qui est entré en premier, le FEFO sort d’abord ce qui expire en premier, même si ce lot est arrivé plus tard. C’est la règle de base pour l’alimentaire, les cosmétiques, les produits chimiques, les colles ou tout ce qui a une durée de vie.
Pour fonctionner, le FEFO demande trois choses : une date de péremption enregistrée pour chaque lot à la réception, une liste de préparation qui propose le bon lot et son emplacement, et un contrôle au moment du scan. Numezis réunit les trois. Les lots qui approchent de leur date sont signalés à 30, 60 ou 90 jours selon vos réglages, avec la quantité qui risque de rester invendue au rythme de vente actuel. Vous pouvez alors lancer une action commerciale ou un retour fournisseur pendant qu’il est encore temps.
Comment organiser un rappel de produit rapidement ?
Un rappel efficace se prépare avant l’incident. Il faut pouvoir répondre en quelques minutes à quatre questions : quels lots sont concernés, combien d’unités restent en stock et où, quels clients ont été livrés, avec quelles quantités et à quelles dates, et comment les joindre.
Avec Numezis, la recherche part du lot. Le stock restant est bloqué en une action sur tous les entrepôts, ce qui empêche toute nouvelle livraison. La liste des clients livrés sort avec les bons de livraison, les factures et les contacts. L’agent peut préparer un message de rappel personnalisé pour chaque client, en français, en allemand ou en italien, que vous relisez avant l’envoi. Les retours qui arrivent ensuite sont rattachés au lot d’origine et passent par le contrôle qualité. Tout l’épisode reste documenté, ce qui facilite les échanges avec le fournisseur, l’assureur et les autorités cantonales.
Comment suivre les numéros de série pour le service après-vente ?
Pour un appareil ou une machine, le numéro de série est la clé de tout le service après-vente : date de vente, client, durée de garantie, réparations passées, pièces remplacées. Sans suivi depuis la réception, ces informations se reconstruisent à partir de factures et de souvenirs, et la garantie se discute au lieu de se vérifier.
Dans Numezis, le numéro de série est saisi ou scanné à la réception, puis à la livraison : il est donc rattaché au client, à la facture et à la date de vente. Quand l’appareil revient, le retour client retrouve sa fiche, indique si la garantie court encore et rattache la réparation au même numéro. Un numéro ne peut exister qu’une fois en stock, ce qui écarte les doublons et les erreurs de saisie. Vos techniciens retrouvent l’historique complet d’une pièce en posant simplement la question à l’agent.