La guida
Guida al riordino automatico delle scorte
Riordinare al momento giusto significa rispettare le date promesse ai clienti senza immobilizzare troppa liquidità in magazzino. Questa guida spiega come calcolare punto di riordino e scorta di sicurezza, scegliere le quantità e preparare gli acquisti automaticamente senza perdere il controllo.
Come funziona il riordino automatico?
Il riordino automatico si basa su un’idea semplice: sorvegliare di continuo la giacenza di ogni articolo e far partire un ordine appena scende sotto una soglia, il punto di riordino. Questa soglia è calcolata perché la nuova merce arrivi prima che la giacenza residua si esaurisca.
Perché funzioni servono una giacenza esatta in tempo reale, garantita dall’inventario permanente, e parametri affidabili per articolo: consumo medio, tempo di consegna, scorta di sicurezza, confezione e minimo d’ordine. In Numezis la giacenza considerata è il disponibile, cioè la giacenza fisica meno le prenotazioni dei clienti, più la merce in arrivo dagli ordini già emessi. L’agente prepara l’ordine fornitore, ma viene inviato solo dopo l’approvazione di una persona autorizzata. Mantenete la decisione, senza dover sorvegliare ogni articolo voi stessi.
Come si calcola il punto di riordino?
La formula di base è: punto di riordino = consumo medio giornaliero × tempo di consegna in giorni + scorta di sicurezza. Se una PMI consuma 20 scatole di guanti al giorno, il fornitore consegna in 6 giorni lavorativi e la scorta di sicurezza è di 120 scatole, il punto di riordino è 20 × 6 + 120 = 240 scatole.
La difficoltà sta nel tenere aggiornati questi parametri. Il consumo cambia con le stagioni e i clienti, e i tempi di consegna a volte si allungano senza preavviso. Numezis ricalcola il consumo medio su un periodo mobile, ad esempio 90 giorni, e misura il tempo di consegna reale di ogni fornitore a ogni ricevimento. I punti di riordino si adattano automaticamente o vengono proposti per approvazione, come preferite. Gli articoli stagionali possono avere parametri diversi a seconda del periodo dell’anno.
Quale scorta di sicurezza tenere per evitare la rottura?
La scorta di sicurezza copre l’imprevisto: un consumo più alto del previsto, un fornitore in ritardo, una consegna incompleta. Troppo bassa, espone alla rottura; troppo alta, immobilizza liquidità e spazio in magazzino e aumenta il rischio di svalutazione alla chiusura.
Un approccio semplice la fissa in giorni di consumo, ad esempio cinque o dieci giorni secondo l’importanza dell’articolo. Un approccio più preciso la calcola dalla variabilità di consumo e tempi di consegna e dal livello di servizio desiderato: 95 % per un articolo corrente, 99 % per un articolo critico. Numezis offre entrambi. Può anche distinguere gli articoli per classe ABC: gli articoli A, che pesano molto sul valore delle scorte, mantengono una scorta di sicurezza stretta e sono seguiti da vicino; gli articoli C, poco costosi, possono permettersi un margine più ampio.
Quale quantità ordinare ogni volta?
Una volta raggiunto il punto di riordino, resta da decidere quanto ordinare. Ordinare poco e spesso riduce la giacenza media ma moltiplica i costi d’ordine e di trasporto. Ordinare molto ottiene prezzi migliori ma immobilizza liquidità. Il lotto economico d’acquisto, o formula di Wilson, cerca l’equilibrio tra questi due costi.
In pratica si aggiungono altri vincoli: minimo d’ordine del fornitore, multipli di confezione, bancali completi, scaglioni di sconto, soglia di porto franco. Numezis tiene conto di questi vincoli per proporre una quantità realistica, e raggruppa i fabbisogni di uno stesso fornitore in un solo ordine per raggiungere il porto franco. Chi approva vede la quantità proposta, la copertura in giorni che offre e l’importo, e può modificarla prima dell’invio. Il budget d’acquisto della categoria viene verificato nello stesso momento.
Si possono automatizzare gli acquisti senza perdere il controllo?
Sì, a condizione di separare chiaramente preparazione e decisione. L’automazione è molto utile per la preparazione: sorvegliare centinaia di articoli, calcolare le quantità, scegliere il fornitore abituale, raggruppare gli ordini. La decisione di impegnare denaro, invece, deve restare umana e regolata.
In Numezis l’agente prepara ogni proposta con il suo calcolo e la deposita tra le approvazioni. Le vostre regole stabiliscono chi può approvare fino a quale importo, e oltre una soglia serve una seconda firma. Chi richiede non può approvare il proprio ordine. Potete approvare dal web, da Teams, Slack o WhatsApp con un clic, oppure modificare la quantità prima dell’invio. Ogni decisione resta tracciata con autore, data e calcolo che l’ha motivata. Il risultato: acquisti più regolari, meno rotture e nessun ordine partito senza che una persona lo volesse.