Per quanto tempo un'azienda può conservare i dati personali di clienti e dipendenti?
Un’azienda può conservare i dati personali finché sono necessari per lo scopo del trattamento. Appena non sono più necessari, i dati personali sono distrutti o resi anonimi. La conservazione deve inoltre rispettare liceità, buona fede e proporzionalità.
La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) stabilisce che i dati personali devono essere trattati in modo lecito e che il trattamento deve essere conforme ai principi della buona fede e della proporzionalità. Inoltre, i dati personali possono essere raccolti soltanto per uno scopo determinato e riconoscibile per la persona interessata; possono essere trattati ulteriormente soltanto in modo compatibile con tale scopo. Per la durata della conservazione, la regola centrale è che i dati personali sono distrutti o resi anonimi appena non sono più necessari per lo scopo del trattamento. Di conseguenza, per clienti e dipendenti non esiste una durata unica valida in ogni caso: occorre verificare per quale scopo i dati sono stati raccolti e se tale necessità sussiste ancora.[1]
La LPD collega quindi la conservazione alla necessità concreta rispetto allo scopo del trattamento. Questo richiede di controllare, per ciascuna categoria di dati, se lo scopo iniziale è determinato e riconoscibile e se l’ulteriore trattamento resta compatibile con tale scopo. La stessa legge impone anche di accertarsi dell’esattezza dei dati personali e di prendere tutte le misure adeguate per rettificare, cancellare o distruggere i dati inesatti o incompleti rispetto allo scopo per il quale sono stati raccolti o trattati. L’adeguatezza delle misure dipende segnatamente dal tipo e dall’entità del trattamento dei dati come pure dai rischi derivanti dal trattamento per la personalità o i diritti fondamentali della persona interessata. In pratica, va quindi verificato periodicamente se i dati sono ancora necessari, esatti e pertinenti rispetto allo scopo perseguito.[1]
Questa risposta riassume il testo legale citato come pubblicato su Fedlex. Prima di agire, occorre verificare la disposizione attualmente in vigore e ogni successiva modifica.[1]